6 tips voor een optimale samenwerking met inhoudsdeskundigen

SME, inhoudsexpert, specialist, vakexpert: allemaal termen voor mensen met specifieke kennis binnen een organisatie. Bij het ontwikkelen van e-learning werk je vaak samen met deze inhoudsdeskundigen. Ze bouwen meestal niet de e-learning, maar je hebt hun kennis wel nodig om de inhoud van de e-learning kloppend te krijgen. Deze samenwerking kan soms moeizaam verlopen waardoor de ontwikkelen vertraging oploopt. In deze blog geven we 6 tips voor een optimale samenwerking met je inhoudsdeskundige.

1. Houd de groep met inhoudsdeskundigen klein

Het is vaak zo dat meerdere collega’s een deskundigheid hebben over een bepaald onderwerp. Het is dan verleidelijk om al deze collega’s input aan te laten leveren. Maar bedenk ook: hoe groter deze groep, hoe meer invalshoeken. Dat lijkt prettig, maar in de praktijk kan dit je project vertragen omdat de inhoudsdeskundigen het maar niets eens worden met elkaar. Ons advies: stel een groep van maximaal 3 inhoudsdeskundigen samen. Stel daarbij een hoofdinhoudsdeskundige aan, die alle belangrijke knopen over de inhoud gaat doorhakken.

2. Begin je e-learningproject met een kick-off

Start altijd je e-learningproject met een kick-off waar je alle inhoudsdeskundigen voor uitnodigt. Je hebt hun input nodig voor het opstellen van de leerdoelen, het krijgen van een beeld bij de doelgroep, welke onderwerpen aan de orde komen en het selecteren van de praktijkvoorbeelden die gebruikt kunnen worden. Zo krijg je niet alleen de juiste input, maar schep je een situatie waarin ze zich ook betrokken gaan voelen bij het project.

3. Werk met een plan van aanpak en projectplanning

Maak na de kick-off een plan van aanpak waarin je alle gemaakte afspraken beschrijft. Onderwerpen kunnen zijn:

• Beschrijving van de rollen in het project
• Leerdoelen
• Kenmerken doelgroep
• Beschrijving van de randvoorwaarden
• Vaststellen van het budget/tijdslijnen
• Wijze van verzamelen van informatie
• Beschrijving fasen van het project

Sluit je plan van aanpak af met een projectplanning waarin je duidelijk de deadlines vermeldt en wat er van iedereen verwacht wordt.

4. Geef op tijd reminders

Zorg ervoor dat de inhoudsdeskundige goed op de hoogte is van alle tijdslijnen en deadlines en tijd blokt in zijn agenda voor het aanleveren van informatie, de overlegmomenten en het geven van feedback. Check tussendoor eens in bij je inhoudsdeskundigen om te toetsen of alles duidelijk is en of ze voldoende tijd hebben om alle informatie te verzamelen en te beschrijven. Zo kom je niet pas na een bepaalde deadline voor de verrassing te staan dat een inhoudsdeskundige nog niet klaar is, waardoor je de hele planning van het e-learningproject moet opschuiven.

5. Pas je aan op het type inhoudsdeskundige

Onderzoek op welke wijze de inhoudsdeskundige het beste zijn kennis met jou kan delen. Wij zien in de praktijk dat de inhoudsdeskundigen grofweg in te delen zijn in 4 typen, die stuk voor stuk weer een andere aanpak nodig hebben. We hebben ze voor je samengevat in onderstaand overzicht.

De inspirator

Kan makkelijk kennis delen en weet dit over te brengen op mensen die nieuw zijn met het onderwerp. Is heel enthousiast en deelt met gemak en op een toegankelijke manier de informatie.

Aanpak: Dit is een fijn type inhoudsdeskundige om mee samen te werken. Je kunt bij deze personen goed de informatie schriftelijk opvragen en om nieuwe casuïstiek vragen. Ook zijn dit vaak de ambassadeurs binnen de organisatie die positieve aandacht kunnen vragen voor de e-learning. Draag de ‘inspirator’ dus op handen.

De ongrijpbare specialist

Dit is de vakidioot, die het moeilijk vindt om zijn kennis begrijpelijk over te dragen. Deze inhoudsdeskundige stuurt allerlei bronnen, PowerPoint presentaties en artikelen met de verwachting dat jij hier wel kaas van weet te maken of hij geeft juist te weinig informatie.

Aanpak: Het schriftelijk opvragen van informatie werkt vaak niet goed. Plan een interview of een meeloopdag met deze persoon in waardoor je de mogelijkheid krijgt om goed door te vragen bij onduidelijkheden. Neem deze gesprekken op, zodat je het het later nog eens rustig kunt naluisteren. Ook helpt het om heel specifiek bepaalde inhoud op te vragen.

De perfectionist

Is vooral heel kritisch op alles wat jij met de aangeleverde informatie doet. Hij geeft veel feedback, en je blijft hierdoor de inhoud van de e-learning maar aanpassen. Het lijkt wel nooit goed genoeg te zijn.

Aanpak: Plan een meeting in met deze deskundige om samen de feedback door te nemen en te wijzigen: dit kan zowel in de storyboardfase als de bouwfase. Zo kun je eventuele discussies direct voeren en samen een beslissing nemen. Werk daarbij met bijvoorbeeld maximaal 2 feedbackrondes.

De bezige bij

De inhoudsexpert is enthousiast, maar je kunt maar moeilijk tijd bij deze persoon vrij krijgen voor het project omdat hij druk, druk, druk is. Hij neemt zelden zijn telefoon op en is structureel te laat met het aanleveren van informatie of levert kleine delen aan en belooft de rest op een later tijdstip.

Aanpak: Laat de deskundige in kleine stukjes zijn informatie aanleveren. Je kunt er ook voor kiezen om meerdere fysieke afspraken met deze deskundige in te plannen, zodat er een duidelijke stok achter de deur is. En wees open over wat de gevolgen voor jou zijn als de afspraken niet nagekomen worden.

Herken je in jouw inhoudsdeskundige meerdere types? Dat kan ook. Combineer dan de tips voor een samenwerking op maat.

6. Wees realistisch in wat je van ze verwacht

Onze laatste tip is om realistisch te zijn over wat je van je inhoudsdeskundigen verwacht. Vaak vervullen ze deze rol naast hun andere werkzaamheden en moeten ze speciaal tijd vrijmaken voor het delen van hun specialistische kennis. Verwacht daarom niet van een deskundige dat hij binnen 1 uur bijvoorbeeld wel even een hele e-learning inhoudelijk gereviewd kan krijgen. Als een inhoudsdeskundige dit zorgvuldig wil doen, kan dit zomaar een dagdeel duren. Zorg er daarom voor dat hier ruimte voor komt, zowel in de agenda als in de projectplanning.

Dit waren onze tips voor een optimale samenwerking me je inhoudsdeskundigen. Wil je meer leren over het ontwikkelen van e-learning? Kijk dan eens naar onze training Zelf e-learning ontwikkelen. Wil je de samenwerkingen met inhoudsdeskundige graag uitbesteden? Dan kunnen wij ook jouw e-learning op maat maken.