Effectief feedback geven voor managers met hybride teams

Het managen van hybride teams, met werknemers zowel op kantoor als thuis, brengt specifieke uitdagingen met zich mee. Feedback geven in deze setting vraagt om een gerichte aanpak, omdat fysiek en virtueel samenwerken verschillen kent. In deze blog lees je hoe je effectieve communicatie en samenwerking in hybride teams kunt versterken.

Feedback gericht op proces, voortgang en resultaten

Managers kunnen van mening zijn dat het observeren van de werknemersprestaties essentieel is voor feedback. Hoe kun je feedback geven op iets dat je nog niet hebt gezien? Of “Ik weet niet of mijn teamleden aan het werk zijn of niet”, horen we wel eens van managers. Hoe pak je dit aan? Feedback moet gericht zijn op het proces, de voortgang en de resultaten van de medewerker. Dit vereist de benodigde processen zodat er voldoende input is voor een prestatiebeoordeling. Hou bijvoorbeeld regelmatig een overleg met je teamleden waarin je de voortgang van hun werkzaamheden bespreekt. Vraag ze af en toe om updates of laat ze hun resultaten iedere maand aan je rapporteren. Zo heb je genoeg input om hun prestatie te beoordelen en hier feedback over te geven.

Zorg voor meer interactie met je teamleden

Doordat werknemers hybride werken komt het steeds minder vaak voor dat je een medewerker ‘gewoon’ tegenkomt op kantoor. Je zou eerst moeten kijken of die persoon ook aanwezig is op de dag dat jij naar kantoor komt. Als je iemand tegen het lijf loopt is de kans groter dat je nieuwe feedback geeft. Er wordt namelijk veel feedback uitgewisseld als werknemers samen opdrachten uitvoeren of zelfs door de gang lopen naar een vergadering. Maar hoe zit het met teamleden die op afstand werken?

“Net als het geven van feedback op afstand, kan het geven van feedback in een hybride omgeving een uitdaging zijn.”

Wees bewuster over hoe je jouw tijd gebruikt. Verlaat bijvoorbeeld niet meteen de vergadering zodra het een paar minuten eerder eindigt. Blijf juist in de buurt om je teamleden de kans te geven om feedback te vragen. Ook kun je beschikbare (spreek)uren aanbieden waarop mensen naar je kantoor kunnen komen of kunnen inbellen, zodat je zichtbaar en bewust beschikbaar bent. Doordat je doelgerichter en gestructureerd te werk gaat zorgt dit ervoor dat de interacties met werknemers optimaal worden benut.

Een eenvoudige en korte methode om feedback te geven

Een andere uitdaging is dat de feedbackprocessen die bedrijven aan leiders geven vaak zwaar zijn, te gestructureerd of ervan uitgaan dat het menselijk gedrag zal kunnen veranderen. Maak gebruik van handige en makkelijke manieren om feedback te delen. Zoals bijvoorbeeld de 2+2 coaching methode, geïntroduceerd door talentexpert Marc Effron. Hiermee kun je als manager binnen 15 minuten feedback geven aan alle teamleden, waar ze ook werken. Deze feedback wordt 2+2 genoemd omdat er wordt gefocust op twee dingen die goed gaan en twee dingen die verbeterd kunnen worden.

Maak continue gebruik van prestatiefeedback

• Plan regelmatige één-op-één vergaderingen plannen met alle teamleden (wekelijks of tweewekelijks, afhankelijk van het aantal teamleden).
• Door teamleden de juiste vragen te stellen: “Hoe kan ik je helpen…” en “welke feedback heb jij voor mij” kunnen werknemers worden aangemoedigd om zich open te stellen.
• Luistervaardigheid. De juiste vragen stellen heeft geen zin, tenzij we naar de antwoorden luisteren en ernaar handelen.
• Maak er een gewoonte van om regelmatig en zinvol lof te delen. Laat de werknemer zien dat hij of zij goed bezig is en uit dat in je gedrag.