5 tips om een Leer Management Systeem maximaal te benutten voor onboarding

Een onboarding programma bouwen we vaak in een Leer Management Systeem (LMS). Een LMS is software waarmee je als bedrijf een digitale leeromgeving voor medewerkers inricht. Het is een platform om je medewerkers te laten leren, te toetsen en in hun ontwikkeling te ondersteunen.

Welk platform je ook gebruikt, een Leer Management Systeem ontwikkelt zich continu. Systemen krijgen meer toepassingen en bieden meer mogelijkheden voor maatwerk. Omdat er zoveel mogelijk is, is het soms een uitdaging om alles uit zo’n leerplatform te halen wat erin zit. Daarom geven we je 5 praktische tips hoe je de functionaliteiten van een LMS bij het opzetten van een onboarding programma maximaal benut.

1. Gebruik de inzichten uit het LMS

Een LMS biedt veel inzicht in de onboarding van een nieuwe medewerker. In het LMS zie je welke voortgang een medewerker binnen het onboarding programma boekt en is het gemakkelijk om rapportages te maken. Doorliep de nieuwe medewerker alle onderdelen al of is hij op een bepaald onderdeel blijven ‘hangen’?

Aan de hand van de rapportages zie je welke medewerkers moeite hebben met bepaalde onderdelen van het onboarding programma. Heeft een medewerker een toets meerdere keren gemaakt? Geef hem dan online of via een buddy meer informatie over dit specifieke onderwerp. Monitor de voortgang van medewerkers en doe hier ook actief iets mee. Dan gaat de medewerker tijdens zijn eerste periode binnen jouw organisatie nog beter voorbereid aan de slag.

2. Denk goed na welke informatie je wanneer aanbiedt

Een medewerker moet je in zijn eerste werkweek niet overvoeren met informatie die hij pas later in het jaar nodig heeft. Daarvan raken mensen vaak in de stress. Maak binnen je onboarding programma een indeling van wat een nieuwe medewerker op welke momenten moet weten: welke informatie is relevant voor de eerste werkdag, de eerste week, maand en jaar?

Met een LMS bied je deze informatie heel eenvoudig in delen en gedoseerd aan. Zo kun je een nieuwe medewerker bijvoorbeeld iedere week een nieuwe module aanbieden. Door de informatie over een langere periode uit te smeren, overspoel je de medewerker niet en neemt hij de informatie beter op.

3. Vraag naar de indrukken van nieuwe werknemers

Naast het monitoren van de voortgang van de nieuwe medewerker (zie tip 1), raden we je ook aan om de medewerker nadrukkelijk naar de indruk van jou als nieuwe werkgever te vragen. Een nieuwe medewerker komt de werkvloer op vanuit een andere context, nog helemaal ‘vers’. Zo ziet hij dingen die voor jou inmiddels de normaalste zaak van de wereld zijn als ongewoon en hij heeft vanuit eerdere ervaringen misschien wel tips die jouw organisatie vooruithelpen. Binnen het LMS kun je makkelijk om deze feedback vragen. Een bijkomend voordeel is dat de drempel om online feedback te geven laag is. En het staat ook meteen zwart op wit.

4. Denk goed na over je communicatie

Een onboarding programma is meer dan alleen content in een LMS bouwen en nieuwe medewerkers een login geven. Nadenken over hoe je het onboarding programma gaat lanceren is minstens zo belangrijk!

Collega’s moet je enthousiast maken om deel te nemen aan het onboarding programma. Kleed het geheel mooi in, bijvoorbeeld via een originele e-mail met een welkomstvideo van de directeur. Maak een plan en zet daarin wat je op welke momenten wilt communiceren en zorg voor draagvlak binnen jullie organisatie. Automatiseer berichtgeving en notificaties handig binnen het LMS. Als je bijvoorbeeld verwacht dat een medewerker in de tweede week een bepaalde toets doorloopt, dan stel je hier vooraf al een notificatie voor in.

5. Maak verbeteringen aan de hand van feedback

Een LMS is een ideaal stuk software om nieuwe medewerkers welkom te heten en voor te bereiden op hun baan. Als de basis van het onboarding programma in het LMS staat, optimaliseer en verbeter je het aan de hand van feedback van nieuwe medewerkers en resultaten die je in het LMS monitort.

Veranderen er dingen binnen jullie organisatie? Voer dit dan ook door in het onboarding programma in het LMS. Pas wel op dat je het LMS niet gebruikt als documentenbibliotheek, als systeem dat je continu aanpast of om snel veranderende informatie in op te slaan. Dat is niet het doel van een onboarding programma.

Wil je meer weten over het opzetten van een effectief onboarding programma of heb je hulp nodig bij de aanschaf van een Leer Management Systeem? Neem hieronder gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek!