De ROI van e-learning: zo verdien je met e-learning geld terug

Veel bedrijven zijn voorzichtig met het investeren in e-learning. Het lijkt in eerste instantie een flinke uitgave die zich niet direct terugbetaalt en vooral geld kost. Maar als e-learning op de juiste manier wordt ingezet, kan het uiteindelijk geld besparen en zelfs geld opleveren.

Aan de hand van twee fictieve voorbeelden illustreren we hoe je de ROI van e-learning berekent.

Voorbeeld 1 – ‘Chrisp King’

Laura is L&D-manager bij ‘Chrisp King’, een groot, internationaal merk dat chips in verschillende smaken en verpakkingen verkoopt. Omdat de chips in verschillende soorten winkels, zoals grote supermarkten, buurtsupers en tankstations, wordt verkocht, is het voor Chrisp King heel belangrijk om de verkoopkansen in deze winkels zo optimaal mogelijk te maken.

De uitdaging
Om dit te doen, hebben ze in alle landen ‘visitors’ nodig die in de winkels beoordelen hoe hun product wordt verkocht: van het gebruik van de branding tot aan hoe de concurrent het doet. Met de gegevens uit deze visits kunnen promoties weer aangepast worden. Wereldwijd worden er per jaar zo’n 400.000 audits uitgevoerd door ongeveer 2.000 visitors.

De visitors zijn vaak mensen die voor een korte periode werken en het verloop onder de visitors is hoog. Het zijn veelal studenten of mensen die snel geld willen verdienen. De motivatie om het werk goed te doen is daarom wisselend. Op dit moment worden er vanuit het hoofdkantoor algemene instructiematerialen verspreid over de lokale kantoren in de vorm van PDF-documenten die ondertekend moeten worden na het lezen. De landen zelf mogen dit aanvullen met eigen trainingen. Na het doornemen van de instructies, start de visitor met zijn werk.

Bijna 12% van alle audits worden niet goed in het systeem verwerkt, waardoor het quality team gemiddeld 15 minuten bezig is om een onvolledige of fout uitgevoerde visit te corrigeren. Bovendien zijn er grote verschillen te zien tussen de landen. Dit kost het bedrijf wereldwijd € 30.000 extra per maand.

De oplossing
Laura, die als L&D manager verantwoordelijk is voor het opleiden van alle auditors wereldwijd, krijgt deze pittige getallen gepresenteerd en moet een blijvende oplossing vinden om de foutmarges ten minste te halveren. Na overleg met haar team besluiten ze om samen met een e-learning specialist een basis e-learning te ontwikkelen waarin het visitproces stap-voor-stap wordt uitgelegd. Er wordt gewerkt met casuïstiek en echte voorbeelden uit de praktijk en geoefend met het digitale systeem waarin de visits verwerkt moeten worden. Als basis gebruiken ze hiervoor de veelgemaakte fouten die het quality team moet corrigeren. De e-learning wordt vertaald in alle talen van de landen waar Chrisp King actief is en wereldwijd aangeboden in een leer management systeem.

Wanneer nu een visitor wordt aangenomen, krijgt hij een uitnodiging om de e-learning te volgen. Wanneer de visitor de e-learning heeft doorlopen en de minimaal vereiste score haalt voor de toets, mag hij direct starten met de audits in de praktijk. De e-learning kan door de auditor zelf thuis gemaakt worden op een computer, tablet of mobiele telefoon. Zo heeft de auditor ook zelf in de hand wanneer hij kan starten met visits.

ROI
Na een jaar ziet Chrisp King de foutmarge van de visits afnemen van 12% naar 5,5%, waardoor er nog maar € 16.250 per maand naar het corrigeren van de rapportages gaat. De investering voor de wereldwijde e-learning kostte € 120.000, maar doordat er op jaarbasis € 195.000 wordt bespaard, levert dit Chrisp King na de investering een kostenbesparing van € 75.000 per jaar op.

Laura en haar team hebben nu zicht op welke onderdelen van het werk als moeilijk worden gezien en kunnen hierop anticiperen met extra instructie of ondersteuning. Met de data die de e-learning oplevert, heeft Crisp King nu gerichte informatie om de foutmarge nog verder omlaag te brengen en leeroplossingen op maat te ontwerpen.

Voorbeeld 2 – ‘Hap-Snack-Weg’

Irene is de oprichter van de snel groeiende fastfoodketen ‘Hap- Snack- Weg’ in Nederland. Vier jaar geleden begon ze met een vestiging in Utrecht en inmiddels zijn er acht vestigingen bijgekomen in o.a. Groningen, Amsterdam, Eindhoven en Rotterdam. In het komende jaar komen hier nog zes vestigingen bij.

De uitdaging
Vanaf het begin werkt Irene zelf de nieuwe medewerkers in, omdat zij het belangrijk vindt de bedrijfsfilosofie en kernwaarden goed over te brengen. Deze inwerktraining duurt 4 uur en vindt plaats in de vestiging in Utrecht. Op deze manier zorgt Irene ervoor dat elke nieuwe medewerker dezelfde training krijgt. Het kost haar echter veel tijd, gemiddeld vier uur per medewerker, wat neerkomt op € 154 per medewerker, inclusief het salaris dat de medewerker hiervoor uitbetaald krijgt en exclusief de materialen die worden gebruikt. Daarbij lukt het niet altijd om een groepje in te werken. Ze heeft niet goed zicht op welke kennis goed is blijven hangen en het kost haar eigenlijk te veel tijd om alles zelf te doen. Zeker nu het komende jaar naar verwachting 250 nieuwe medewerkers opgeleid moeten worden.

De oplossing
Irene kiest ervoor om e-learning in te zetten om de theoretische kennis en de filosofie van Hap-Snack-Weg bij te brengen. Nieuwe medewerkers moeten eerst de e-learning modules volgen voordat ze hun eerste inwerkdag in de keuken hebben. Daarbij wordt de praktijktraining nu gegeven door de vestigingsmanager waar de nieuwe medewerker gaat werken, wat de inwerktijd in de keuken goedkoper maakt en inkort.

ROI
De kosten voor het inwerken van een nieuwe medewerker zijn teruggebracht naar € 125 terwijl de e-learningmodules Irene € 18.000 hebben gekost. Dit levert een besparing van € 29 per medewerker op en een totale jaarlijkse besparing van € 7.250 in het eerste jaar. Daarna hebben de kosten van de e-learning zich terugverdiend.

Ook in deze situatie levert op de lange termijn de investering in e-learning juist geld op. Bovendien heeft Irene nu meer tijd om haar andere werkzaamheden op te pakken en beschikt ze over online data om kennistekorten te identificeren en bij te sturen. Via e-learning kunnen medewerkers ook snel op andere terreinen kennis opdoen, en wijzigingen kunnen meteen worden doorgevoerd in alle e-learnings. De e-learning is een eerste stap in het standaardiseren van deze processen voor haar snelgroeiende fastfoodketen.

Zelf de investering berekenen

E-learning is niet alleen een waardevolle bijdrage aan de effectieve training van medewerkers, maar kan ook aanzienlijke kostenbesparingen met zich meebrengen. Wil je zelf een berekening maken van wat een investering in e-learning kan opleveren? Je kunt dit doen door:

1. Inventariseer de huidige inwerk/opleidingskosten: Bereken de huidige totale kosten per medewerker voor inwerken en opleiden van medewerkers. Denk hierbij aan de uren van de trainers, de uren van de nieuwe medewerkers, verletkosten, reiskosten en eventuele materiaalkosten.

2. Bepaal de e-learning kosten: Bereken de totale kosten voor de ontwikkeling van de e-learning module(s). Dit is een eenmalige investering. Je kunt de kosten verdelen over het aantal medewerkers dat je verwacht op te leiden.

3. Bereken de kosten van de e-learning per medewerker: Voeg de kosten van de e-learning module per medewerker toe aan de kosten voor de tijd die de medewerker besteedt aan het volgen van de e-learning en eventuele aanvullende praktijktraining.

4. Vergelijk de kosten: Zet de kosten per medewerker van de huidige opleidingsmethode naast die van de e-learning methode. Bereken de totale jaarlijkse kosten voor beide methoden op basis van het aantal nieuwe medewerkers per jaar.

5. Bereken de verwachte besparing: Trek de jaarlijkse kosten van de e-learning af van de jaarlijkse kosten van de traditionele methode. Vergeet niet om de initiële investering in de e-learning in je eerste jaarberekening op te nemen.

Door deze stappen te volgen kun je inzicht krijgen in de potentiële kostenbesparing die e-learning kan opleveren voor jouw organisatie. Heb je hulp nodig bij deze berekeningen? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.